Normativa Laboral
Registro horario digital obligatorio en 2026: lo que tu PYME debe saber
Nueva normativa, sanciones y cómo adaptarse sin complicaciones
TuPersonal · · 6 min de lectura
El Real Decreto que entrará en vigor en 2026 no solo mantiene la obligación de registrar la jornada laboral, sino que endurece los requisitos técnicos y las sanciones por incumplimiento. Para las PYMEs, el mensaje es claro: el papel y el Excel ya no son opciones válidas.
¿Qué cambia respecto a la normativa anterior?
La ley de 2019 ya obligaba a registrar la jornada, pero dejaba libertad de formato. Muchas empresas optaron por Excel o papel. El nuevo decreto exige:
- Formato digital obligatorio: no se aceptan hojas de papel ni Excel sin trazabilidad.
- Acceso en tiempo real para la Inspección de Trabajo: el sistema debe poder mostrar datos al instante.
- Conservación mínima de 4 años con integridad garantizada.
- Interoperabilidad: el sistema debe poder exportar datos en formato estándar.
Sanciones actualizadas
El régimen sancionador se endurece significativamente:
| Tipo de infracción | Sanción mínima | Sanción máxima |
|---|---|---|
| Leve (defectos formales) | 751 € | 1.500 € |
| Grave (ausencia de registro) | 1.501 € | 6.250 € |
| Muy grave (manipulación) | 6.251 € | 10.000 € |
Importante: las sanciones se aplican por centro de trabajo, no por empresa. Una PYME con dos oficinas puede recibir doble sanción.
Requisitos técnicos mínimos
Para cumplir con la nueva normativa, tu sistema de registro debe garantizar:
- Identificación inequívoca del trabajador (no valen fichajes compartidos).
- Registro automático de fecha y hora con precisión de minuto.
- Imposibilidad de alteración sin dejar rastro auditable.
- Disponibilidad inmediata ante requerimiento de la Inspección.
- Acceso del trabajador a sus propios registros en cualquier momento.
¿Cómo adaptarse sin complicaciones?
La transición no tiene por qué ser traumática. Estos son los pasos recomendados:
- Audita tu sistema actual: ¿cumple los 5 requisitos técnicos? Si usas Excel o papel, la respuesta es no.
- Elige un software homologado: busca soluciones que mencionen explícitamente el cumplimiento del RD 2026.
- Migra datos históricos: el nuevo sistema debe poder importar registros anteriores.
- Forma a tu equipo: una sesión de 15 minutos suele bastar si la herramienta es intuitiva.
- Haz una prueba de inspección simulada: genera el informe que te pedirían y verifica que está completo.
Calendario de implementación
- Enero 2026: publicación del Real Decreto en BOE.
- Marzo 2026: fin del período transitorio para empresas de más de 50 empleados.
- Junio 2026: fin del período transitorio para todas las empresas.
- Septiembre 2026: inicio de campañas de inspección intensiva.
No esperes al último momento. Las empresas que se adaptan antes evitan prisas, errores y sanciones. Un software de fichaje digital moderno no solo te pone en cumplimiento: te ahorra tiempo y dinero desde el primer día.